El ARCHIVO MUNICIPAL es la sección administrativa encargada de la custodia, organización y difusión del patrimonio documental del Ayuntamiento de Pepino. En el archivo la documentación debe estar bien organizada para poder encontrarla rápidamente cuando se necesite consultar. Si la documentación estuviera sin organizar no sería un archivo, sino un almacén de papeles.

El patrimonio documental municipal está formado por los documentos de cualquier época, soporte y formato que el Ayuntamiento ha producido, recibido y conservado como testimonio de sus actividades, derechos y obligaciones (fondo municipal). Así mismo, el patrimonio documental municipal incluye otros fondos, procedentes de otras instituciones o personas, como es el caso del Registro Civil (fondo extra municipal).

Todos los ciudadanos pueden consultar y reproducir los documentos del Archivo Municipal, salvo los que contengan datos de carácter personal o aquellos cuyo acceso haya sido restringido por alguna disposición legal.

El Archivo Municipal sirve para que los usuarios (es decir, el propio Ayuntamiento, otras administraciones, cuidadanos…) accedamos con rapidez a la información contenida en los documentos, lo cual permite:

  • La defensa de los derechos e intereses del municipio. Muchos documentos tienen valor jurídico y justifican derechos de propiedad, de aprovechamientos, etc. a favor del Ayuntamiento.
  • Una mejor gestión administrativa. Tanto las autoridades municipales como los funcionarios responsables de la tramitación necesitan disponer con rapidez de los antecedentes de los asuntos que gestionan. No encontrar esos antecedentes puede dar lugar a la toma de decisiones erróneas, con el consiguiente perjuicio para el Ayuntamiento y los ciudadanos. El archivo desorganizado da lugar también a que los funcionarios pierdan mucho tiempo buscando la documentación, a veces sin éxito, con el consiguiente coste económico.
  • La transparencia administrativa. Los documentos reflejan los trámites seguidos por la administración y los administrados, y su adecuación a la legalidad vigente.
  • La participación de los ciudadanos en los asuntos públicos del municipio requiere, para ser eficaz, que estén bien informados sobre los mismos, para lo que deben acceder a la documentación correspondiente, y ese acceso sólo se asegura teniéndola bien organizada.
  • La defensa de los derechos e intereses de los ciudadanos. Muchos de los documentos municipales son importantes para que podamos ejercer nuestros derechos cívicos; otros testimonian actos y circunstancias que nos afectan a los ciudadanos, y de ellos podemos necesitar certificados y copias.
  • La investigación. La información contenida en los documentos del archivo municipal es una fuente importante para estudios de historia, economía, sociología, antropología y otras ciencias.
  • La cultura y la educación. El archivo y su documentación permiten realizar actividades de índole variada como exposiciones, visitas guiadas de estudiantes, etc., dando a conocer la riqueza de este patrimonio y la historia del municipio.
  • El Archivo Municipal de Pepino mantiene un catálogo general de los documentos que custodia. Esta base de datos cuenta actualmente con más de 7.000 registros y es el principal instrumento de descripción del Archivo Municipal. Para dicha descripción se ha utilizado como referencia el Cuadro de Clasificación de la Mesa de Trabajo de Archivos de Administración Local.

El documento más antiguo que se conserva en el Archivo es un libro de 1752 que contiene las Respuestas Generales del Catastro del Marqués de la Ensenada, aunque la mayoría de la documentación municipal (Actas municipales, Licencias de obras, Presupuestos municipales, Padrón de Habitantes, Quintas…) que se conserva pertenece a los siglos XX y XXI.

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